Чем сотрудники отличаются от участников проекта?

Сотрудники — это все пользователи, зарегистрированные в системе. Они могут быть участниками одного или нескольких проектов. 

Если у вас есть доступ к подразделу "Сотрудники", вы можете создавать новых пользователей, а также редактировать их данные, доступы и управлять их ролями в системе.

Подробнее о доступах в разделе "Роли сотрудников"

Перейти к подразделу "Сотрудники"

Чтобы перейти к списку пользователей, подключенных к вашей системе, нажмите на раздел "Компания" в глобальном меню и выберите подраздел "Сотрудники".

Данный подраздел можно просматривать в двух режимах — список и плитка.

Здесь вы можете:

• Создать сотрудника
• Просмотреть профиль сотрудника
• Редактировать данные сотрудника
• Выполнять массовые действия (выслать приглашения, изменить данные, объединить аккаунты)

Создать сотрудника

Чтобы добавить в систему нового сотрудника, нажмите на кнопку "Создать" справа над таблицей.

В появившемся окне вам доступно 2 раздела – "Аккаунт" и "Доступ к проектам".

Аккаунт 

В разделе "Аккаунт" есть несколько подразделов:

• Основная информация — личные данные сотрудника (фото, ФИО, почта)
• Дополнительно — рабочие данные сотрудника (роль, статус, направление, обязательные внешние аккаунты)
• Возможность назначить индивидуальный график работы
• Безопасность (пароль)
• Контакты — дополнительные данные, с помощью которых можно связаться с сотрудником (помимо указанной в системе почты)

Основная информация

• Фамилия
• Имя
• Отчество
• Почта (email-адрес)

Здесь же можно загрузить фото сотрудника по соответствующей кнопке.

Дополнительно

• Статус (активен или отключен)
• Роль (если в выпадающем списке нет нужной, создайте роль самотоятельно)
• Направление (к какому подразделению или направлению деятельности относится сотрудник)
• Обязательные внешние аккаунты (Github, Gitlab)

Назначить индивидуальный график работы

Если у вас подключена функция "Учет времени", то при автоматическом методе учета, система будет фиксировать количество рабочих часов данного пользователя в соответствии с этим расписанием. Механизм настройки индивидуального графика похож на установления расписания проекта в разделе "Компания", подраздел "Настройки". Здесь вы можете выставить начало и окончание рабочего дня, выходные, а также перерыв на обед.

Безопаность

Здесь можно установить пароль от аккаунта сотрудника. Вы можете придумать его самостоятельно или сгенерировать по кнопке справа. 

Контакты

Вы можете добавить дополнительные контакты сотрудника по кнопке "Добавить контакт". Если нажать на кнопку "Добавить контакт" несколько раз, появится несколько строк для дополнительной информации.

По умолчанию в появляющей строке для контактной информации указано "Почта". Нажав на строку, вы можете выбрать из выпадающего списка любой нужный тип данных:

• Почта
• Телефон
• Telegram
• Skype
• WhatsApp
• Viber
• GitHub
• GitLab

Убрать неактуальные дополнительные контакты можно по кнопке "Удалить" справа.

Также вы можете указать в контактах обязательное подключение внешнего аккаунта (GitHub/GitLab), чтобы все внесенные изменения в указанных источниках отображались от имени конкретного сотрудника. 

Доступ к проектам

После заполнения данных аккаунта вы можете сразу добавить нового сотрудника в нужные проекты. Для этого нажмите на вкладку "Доступ к проектам" и выберите кнопку "Добавить" в правом верхнем углу. 

В появивишемся окне выберите один/несколько проектов, в которые будет добавлен новый сотрудник. Если в системе много проектов, воспользуйтесь фильтром сверху. Введите полное или частичное название проектов, в которые вы хотите добавить сотрудника. Результаты сформируются автоматически.

Чтобы выбрать проект, нажмите на его название. Выбранные проекты будут подсвечены синим. Далее нажмите кнопку "Готово" внизу.

После этого вы можете настроить роль и доступ к источникам в каждом проекте. Это можно сделать и после создания сотрудника: раздел "Настройки проекта", подраздел "Участники".

Если сотрудник был добавлен в какой-то проект по ошибке, в этом же окне вы можете отозвать доступ по соответствующей кнопке.

После заполнения всех необходимых данных, вам нужно сохранить созданного сотрудника. Сделать это можно двумя способами:

Способ 1. Нажать на кнопку "Сохранить и выслать приглашение". После создания сотрудника, пользователю будет выслано приглашение на указанную почту. В письме он найдет логин и пароль для входа в систему. Это даст возможность приступить к работе сразу после получения приглашения. После входа в систему пользователь может сменить пароль самостоятельно в подразделе "Мой профиль". Сделать это может и администратор через режим редактирования сотрудника.

Способ 2. Нажать на кнопку "Сохранить". Созданный сотрудник отобразится в списке и вы сможете объединить его с другим аккаунтом или выслать приглашение на почту позже.

Переходим к управлению сотрудниками